RAC Corporate Secretary

The RAC Corporate Secretary reports directly to the RAC President.

Responsibilities: 

The Corporate Secretary acts as  Secretary  to the  Board  of Directors  by:

• Maintaining a  current  list of  all  issues and  action  items of  concern  to the  Board 
• Informing the  President,  on a  regular  basis, of  such  items and  issues  requiring action 
• Proposing priorities  for  dealing with  outstanding  issues 
• Preparing draft  Motions  when decisions  are  required, in  consultation  with the  President, other  Executive, and  members  of the  Board,  as appropriate 
• Calling for  a  vote on  e-mail  motions and  recording  the result 
• Preparing the  agenda  for the  annual  and any  special  Board meetings  in  consultation with the  President  and Executive,  and  members of  the  Board, as  appropriate 
• Preparing the  schedule  for Board  meeting  preparations, including  a  Call for  Papers,  a Call for  Motions,  and the  setting  of deadlines 
• Organizing the  conduct  of Board  meetings,  with the  assistance  of the  Office Coordinator, and in  consultation  with the  President 
• Maintaining a  record  of Board  proceedings,  and writing  draft  minutes for  approval  of  the Board,  and  in a  form  suitable for  publication 
• Correcting minutes  as  necessary at  subsequent  Board meetings,  and  maintaining the permanent  record  of proceedings 

The Corporate Secretary acts as  Secretary  to the  Executive  by:

• Maintaining a  current  list of  all  issues and  action  items of  concern  to the  Executive 
• Informing the  President,  on a  regular  basis, of  such  items and  issues  requiring action 
• Proposing priorities  for  dealing with  outstanding  issues 
• Preparing draft  Motions  when decisions  are  required, in  consultation  with the  President, and  members of  the  Executive, as  appropriate 
• Calling for  a  vote on  e-mail  motions  and recording  the  result 
• Preparing the  agenda  for Executive  meetings  in consultation  with  the President,  Office Coordinator  and other  members  of the  Executive,  as appropriate 
• Maintaining  a record  of  Executive proceedings,  and  writing  draft minutes  for  approval of  the Executive and  in a  form  suitable for  publication 

The Corporate Secretary acts as  Secretary  to Standing  Committees  by:

• Maintaining a  record  of terms  of  reference and  membership  of each  committe 
• Maintaining a  current  list of  all  issues and  action  items of  concern  to the  comittee 
• Assisting the  committee chair in  the  preparation of  agendas  and the  resolution  of action items
• Preparing draft minutes and maintaining  a  record of  the  decisions for the Administration and Finance Committee  and  advisories and conclusions  of  committee activities as notified. 
• Manages changes  to  the Constitution  as  necessary (with  legal  advice) 
• Prepares the annual return of directors for Corporations Canada.
• Manages elections  and  special referendum  votes  in accordance  with  RAC Constitution  Section  7 Article 6  (see  Appendix A). 
• Liaises with  the  Office Manager on matters  pertaining  to the  corporate  seal, records,  policies and  procedures, elections,  and  special referendum  votes  by members. 
• Maintains  the RAC  Administration  Manual in  conjunction  with the  General  Manager

The Corporate Secretary also ensures the  proper  functioning of  advisory  and Ad hoc  committees  by:

• Maintaining a  record  of terms  of  reference and  membership  of each  committee 
• Maintaining a  current  list of  all  issues and  action  items of  concern  to the  committee 
• Supporting the  committee  chair by  ensuring,  to the  extent  possible, that  the  committee carries  out its  tasks  according to  the  approved schedule

Time Commitment

13-15 hours a week

Qualifications

• Business background
• Working with volunteers
• Experience with full suite of Microsoft Office products
• Ability to work on a limited budget